Intergemeentelijke samenwerking

Tussen de gemeenten is op 1 december 2011 een intentieverklaring ondertekend. De samenwerking wordt als eerste concreet op het gebied van informatiemanagement (IM) en ICT. In de loop van 2012 zal deze samenwerking in een breder kader worden geplaatst en op meerdere terreinen gaan plaatsvinden.

Aanleiding
Gemeenten worden steeds meer gedwongen na te denken over een efficiënte en effectieve werkwijze. Dit wordt gestimuleerd door de bezuinigingen waar gemeenten voor staan, maar ook door de decentralisatie van Rijkstaken.

Tussen de gemeenten is op 1 december 2011 een intentieverklaring ondertekend. De samenwerking wordt als eerste concreet op het gebied van informatiemanagement (IM) en ICT. In de loop van 2012 zal deze samenwerking in een breder kader worden geplaatst en op meerdere terreinen gaan plaatsvinden.

Aanleiding
Gemeenten worden steeds meer gedwongen na te denken over een efficiënte en effectieve werkwijze. Dit wordt gestimuleerd door de bezuinigingen waar gemeenten voor staan, maar ook door de decentralisatie van Rijkstaken.

De gemeenten Culemborg, Geldermalsen en Tiel willen de krachten bundelen, met als uitgangspunt dat het minimaal voor een van de vier k’s wat op moet leveren:

1. kwetsbaarheid verminderen;
2. de kwaliteit van de dienstverlening en de informatievoorziening verbeteren;
3. zo efficiënt mogelijk met financiële middelen omgaan (kosten);
4. daarbij ontstaan er door de samenwerking voor medewerkers nieuwe kansen.

Samenwerking op het gebied van IM/ICT
De bedoeling is dat per 1 juli 2013 de drie afdelingen IM/ ICT volledig zijn samengevoegd en dat er een nieuw organisatieonderdeel is gevormd. Dit onderdeel gaat dan de drie gemeenten faciliteren op het gebied van IM/ICT.

Projectaanpak
Er is een plan van aanpak vastgesteld en een kwartiermaker aangesteld voor de uitvoering van het plan van aanpak. Hij is de opdrachtnemer en is verantwoording verschuldigd aan een stuurgroep, die bestaat uit de drie portefeuillehouders en de drie gemeentesecretarissen van de deelnemende gemeenten.
Om de resultaten te behalen zijn er vier deelprojectteams gevormd, die elk bestaan uit zes personen (twee van elke gemeente):

1. Deelproject Proces & Dienstverlening
2. Deelproject Informatie
3. Deelproject ICT
4. Deelproject Middelen (P&O en Financiën)

Elke projectgroep heeft een kartrekker. De kartrekkers en de kwartiermakers overleggen bilateraal en eens in de maand gezamenlijk voor afstemming binnen de groepen.

Planning

• Per 1 november 2012 is de ontwerpfase afgerond. Dit houdt in dat helder is welke inhoudelijke ontwerpkeuzes (blauwdrukken) zijn gemaakt op het gebied van Proces en Dienstverlening, ICT en Informatiemanagement. Daarnaast dient duidelijk te zijn hoe de financiële en personele paragrafen worden ingevuld voor het te vormen regionale organisatieonderdeel IM/ICT.
• Per 1 juli 2013 is de projectfase afgerond. Hierbij is een realisatieplan ontworpen, waarin een projectenplan is opgenomen (met prioriteitstelling). Dit realisatieplan is een uitwerking van het ontwerp.
• Vanaf 1 juli 2013 wordt er uitvoering gegeven aan het realisatieplan door het nieuwe organisatieonderdeel.

Proces
De aanpak is mede gebaseerd op het negenvlaksmodel van Rik Maes (zie figuur).
Op strategisch niveau is een ambitiedocument vastgesteld, waarin ook een nulmeting is opgenomen. Hierin staan de ambities van de drie gemeenten en de opdrachten met uitgangspunten voor de vier deelprojecten.
Op tactisch niveau dient er op 1 november 2012 een ontwerp gereed te zijn en op 1 juli 2013 een realisatieplan met geprioriteerde projectenplanning.
Vanaf 1 juli 2013 wordt op operationeel niveau uitvoering gegeven aan het realisatieplan.
Op 1 juli 2013 zijn alle negen rollen van het model benoemd en ingevuld en is er één nieuw organisatieonderdeel gevormd.

Het negenvlaksmodel van Rik Maes

Strategische uitgangspunten
In het vastgestelde ambitiedocument staan strategische uitgangspunten, waarbij een onderscheid gemaakt is tussen landelijke, regionale en procedurele uitgangspunten.
De landelijke uitgangspunten zijn mede gebaseerd op het rapport van de commissie Postma/Wallage 2007, Het uur van de waarheid.
De uitgangspunten zijn o.a.: een transparante overheid waarbij de informatie over rechten en plichten van burgers en bedrijven eenduidig, begrijpelijk en goed vindbaar is; éénmalige gegevensverstrekking; informatie wordt overheidsbreed gedeeld en gebruikt; vermindering van administratieve lasten waarbij de transacties zo eenvoudig, inzichtelijk en goedkoop mogelijk zijn; alle kanalen staan open voor burgers, bedrijven en instellingen. Bij de intergemeentelijke samenwerking richten we ons vooralsnog op e-mail, website, post, telefoon en balie.
Aan de hand van landelijke architectuurstandaarden, zoals NORA en GEMMA, zijn regionale uitgangspunten benoemd, waaronder digitaal zaakgericht werken, respect voor elkaars gemaakte (architectuur)keuzes en investeringen, en het benutten van natuurlijke momenten om de samenwerking te laten groeien naar één regionale informatiearchitectuur.
De procedurele uitgangspunten gaan in op de wijze waarop (vervangings)investeringen worden gedaan en de stuurgroep de richtinggevende kaders vaststelt op het gebied van IM/ICT. Openstaande vacatures worden tijdelijk tot 1 juli 2013 ingevuld, zodat afhankelijk van de ontwerpen van de vier deelprojectteams zoveel mogelijk functies en rollen een plaats krijgen op basis van relevante regionale competenties en behoeften binnen IM/ICT.

Opdrachten deelprojectteams
Elk deelprojectteam beschrijft alle benodigde richtinggevende en kaderstellende uitspraken voor het op een later moment te vormen beleid. Verder verschilt de opdracht per deelprojectteam:

• Deelproject Informatie
  De opdracht heeft betrekking op het maken van een ontwerp om regionaal digitaal te gaan werken overeenkomstig het strategische uitgangspunt van eenmalige opslag van gegevens en meervoudig gebruik. Er dient hierbij één regionale zaaktypencatalogus te komen en daarnaast wordt een aantal stelsels van basisregistraties verplicht gebruikt als bron voor de organisatie. Verder worden de functionele beheertaken vormgegeven en wordt er gestreefd naar één gegevensmagazijn.
• Deelproject ICT
  Er wordt gekeken naar uitwijk, back-up, werken in de cloud, standaardisatie, storage, redundantie en communicatieverbindingen. Daarnaast is er vanaf 1 juli 2013 één regionale virtuele helpdesk. Verder dient er in technische zin stapsgewijs invulling te worden gegeven aan de standaarden BISL en ITIL. Tot slot dienen de mogelijkheden van centrale inkoop van systemen en applicaties te worden onderzocht.
• Deelproject Proces & Dienstverlening
  Hoe ver kan er worden gegaan met gemeenschappelijkheid van Proces & Dienstverlening? Het gaat hierbij o.a. over de gezamenlijk te voeren kanalenstrategie en men streeft naar het bereiken van fase 3 van het landelijk concept Antwoord ©, waarbij de gemeente in deze fase kantelt van een vakinhoudelijke organisatie naar een proces- en klantgerichte organisatie. Er wordt gestreefd naar één gezamenlijk KCC. Verder richt men zich op de doorontwikkeling van het internet en het intranet en worden de grondslagen voor de architectuur bepaald.
• Deelproject Middelen
  P&O dient taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden van de medewerkers af te bakenen. Zij dient advies te geven en besluitvormingsdocumenten te maken over de vormgeving van de inspraakstructuur (OR en GO). Daarbij dient zij de diverse geldende sociale plannen en (rechts)personele data en de toepasbaarheid daarvan bij een mogelijke reorganisatie te inventariseren. Financiën inventariseert de bestaande investerings- en exploitatiemiddelen en maakt een overzicht van het vigerend financieel beleid en het na te streven financieel beleid in het samenwerkingsverband.

Praktijk
De aanpak is zo ingestoken dat de projectteams bestaan uit medewerkers van de organisatie zelf. Zij ontwerpen dus zelf IM/ICT, waardoor de inhoud van de organisaties is. Wekelijks komen de clubs bijeen. Elk deelprojectlid mag zes uur per week besteden aan het project; voor de kartrekker is dat acht uur per week. Daarnaast hebben de medewerkers die niet in het projectteam zitten ruimte om twee uur per week de projectteams te ondersteunen. Hiermee wordt draagvlak en betrokkenheid gecreëerd. Daarnaast wordt hiermee een gebrek aan capaciteit voorkomen.

Communicatie is belangrijk
Belangrijk is dat er goed wordt gecommuniceerd naar de nietdeelnemende projectleden. Zij hebben weinig zicht op wat zich in de projectteams afspeelt en daar wordt toch ‘hun’ toekomst ontworpen. Bij de gemeente Culemborg is er daarom periodiek een groot overleg voor alle medewerkers van IM/ ICT om de stand van zaken toe te lichten. Daarnaast gebruiken de projectgroepen het platform van Pleio (pleio.nl) om samen te werken, maar ook om informatie te delen met nietdeelnemende projectleden. Verder plaatst de directie met regelmaat een tekst op intranet over de bredere samenwerking.

RUD en regionalisering brandweer
Andere intergemeentelijke samenwerkingen hebben gevolgen voor de informatievoorziening. Denk hierbij o.a. aan de RUD’s (Regionale Uitvoeringsdiensten) en de regionalisering van de brandweer. Gaat IM/ICT die informatievoorziening ondersteunen of gaan zij daar zelf invulling aan geven? Hoe wordt het archief gevormd en werken deze organisatievormen met een ander zaaksysteem dan de gemeenten zelf? Allemaal lastige vragen waarbij afstemming belangrijk is tussen de kwartiermakers.

Cultuur
Intergemeentelijke samenwerking heeft effect op de heersende cultuur in een organisatie. Een samenwerking betekent dat een nieuwe cultuur kan ontstaan. De aandacht voor het groeien naar een team is daarom net zo belangrijk als het behalen van de mijlpalen van het project van IM/ ICT, zoals een ontwerp en een realisatieplan.

Onafhankelijke rol
Een medewerker moet zich als lid van een projectteam onafhankelijk ten opzichte van zijn werkgever opstellen. Er wordt namelijk een nieuw organisatieonderdeel gevormd. In het begin vond een aantal projectleden dit lastig, maar het went snel. Men moet dan ook bij het ontwikkelen van het ontwerp vooral kijken naar waar de organisatie in de toekomst heen wil groeien in plaats van waar deze nu staat. Dat is niet gemakkelijk. Jaren heeft men intern projecten gedaan en resultaten geboekt. Die lijken nu te worden herontworpen. Maar juist die ervaringen zijn belangrijk om in te brengen bij het ontwerpen van de blauwdrukken.

Belangrijk is dat iedereen positief en enthousiast is, en bereid is concessies te doen als men wil samenwerken. Samen ga je er iets moois van maken. Wij gaan onze toekomst vormgeven. Mooi toch?

Toekomst
Deze is nog niet helemaal duidelijk. Bekend is dat er een nieuw organisatieonderdeel komt, waarbij vooralsnog wordt gekozen voor een detacheringsconstructie. Het wordt geen gemeenschappelijke regeling. Het lijkt het meeste op een Shared Service Center. Dit zal per 1 november duidelijker zijn. Ook de locatie waar IM/ICT centraal wordt ondergebracht en de functies zijn nog onbekend. Best spannend voor iedereen. Maar uiteindelijk zal dit alleen maar leiden tot kansen! Aan het enthousiasme van de deelprojectleden zal het niet liggen, voor hen kan het niet snel genoeg gaan.* 

Y.lammerts.van.bueren@culemborg.nl, Youri Lammerts van Bueren is medewerker en adviseur Informatievoorziening bij de gemeente Culemborg.

* Heeft u vragen n.a.v. dit artikel? Stuur gerust een e-mail naar de auteur of benader hem via LinkedIn.