Informatiearchitectuur is de referentie voor de inrichting van de informatievoorziening voor alle bestuurslagen en overheidsorganisaties. De verschillende informatiearchitecturen hebben een directe relatie met het algemene streven naar goede dienstverlening aan de burger en met de steeds verdere toename van samenwerkingsverbanden tussen overheidsorganisaties.
Informatiearchitectuur is de referentie voor de inrichting van de informatievoorziening voor alle bestuurslagen en overheidsorganisaties. De verschillende informatiearchitecturen hebben een directe relatie met het algemene streven naar goede dienstverlening aan de burger en met de steeds verdere toename van samenwerkingsverbanden tussen overheidsorganisaties.
Dit impliceert dat werken volgens informatiearchitectuur (en dus kennis, begrip en inzicht ervan) ook essentieel is voor de medewerkers documentaire informatievoorziening. Juist omdat een doeltreffende en doelmatige dienstverlening afhankelijk is van betrouwbare en accurate informatie en goed functionerende (documentaire) informatievoorziening.
In hoeverre is informatiearchitectuur daadwerkelijk doorgedrongen in de (dagelijkse) praktijk van de medewerker (documentaire) informatievoorziening? En in hoeverre zijn de diverse specifiek voor verschillende overheidslagen ontwikkelde referentiearchitecturen ook echt toepasbaar in de praktijk?
Zelf blijven nadenken
Het vakgebied geeft antwoord. Frank van de Wildeberg (Zaakvoormij.nl): “Uitgaan van informatiearchitectuur is natuurlijk altijd slim. Waar je tegen aan loopt, is dat KING erg goed is in het fabriceren van theoretische verhalen. De praktijk is weerbarstiger. Ik kom veel organisaties tegen waar het informatielandschap er zeer divers uitziet. Dan schieten de huidige modellen tekort. Tegelijkertijd is het, wat mij betreft, vanuit het oogpunt van DIV al heel lang zo dat we onafhankelijk van de informatiearchitectuur zaken op orde willen hebben en het ‘magazijn’ van de winkel op een juiste manier vullen. Mijn tip is om de theorie te kennen, maar altijd zelf te blijven nadenken.”
De visie van Klaas van der Heijden (Split~Vision) sluit daar wel op aan: “DIV’ers beseffen het misschien niet, maar ze doen wel degelijk aan architectuur. In mijn optiek vallen namelijk uitgangspunten en (werk)afspraken over hoe informatie te structureren ook onder de noemer architectuur. Dat geldt ook voor de metadatavelden die we invullen. Daarnaast doet elke functionaris (DIV) bewust of onbewust iets met validatie (kwaliteit). Bijvoorbeeld taalvalidaties, omdat we nou eenmaal informatie alleen kunnen vinden als het gebruik van woorden eenduidig is.”
Aansluiting zoeken
Een organisatie waar DIV in ieder geval wel heel bewust met informatiearchitectuur omgaat, is de gemeente Den Bosch. Marco Klerks is sinds enkele maanden actief als informatiearchitect bij de DIV-afdeling. Dit is een nieuwe functie bij de organisatie, die in het leven is geroepen als antwoord op de stijgende complexiteit rondom het zaaksysteem, waar DIV ‘eigenaar’ van is. Hij geeft het belang van architectuur als volgt aan: “In de loop der jaren hebben wij tal van functionaliteiten in en koppelingen met het zaaksysteem gerealiseerd. Wij verloren langzaam aan het overzicht in hoe alles aan elkaar hangt. Dit zorgde ervoor dat het steeds lastiger werd om problemen op te lossen en om nieuwe projecten tot een succes te maken.”
Marco Klerks ziet duidelijke voordelen van de combinatie DIV en informatiearchitectuur: “Ook het functioneel beheer en de gebruikersondersteuning zit bij DIV. Ik krijg beter mee welke problemen er op de werkvloer spelen en ik ben beter bereikbaar voor vragen. Daarnaast heeft ICT een veel bredere scope, namelijk het volledige ICT-landschap, terwijl ik mij focus op een deel van dat landschap en ik dus meer kan inzoomen op de details.”
Bij andere organisaties staat informatiearchitectuur wat verder van de dagelijkse werkzaamheden af. Nadia Faviér: “Ik moet zeggen dat ik er in de praktijk niet heel veel mee te maken heb gehad. Ik denk dat het praktische nut vooral is dat je NORA, of een van de dochters, prima kan gebruiken om een bepaalde structuur aan te brengen. Echter in de praktijk wordt de aansluiting, vooral vanuit DIV-gebied mijns inziens niet direct gezocht. Vanuit mezelf kan ik zeggen dat ik wel geprobeerd heb de aansluiting te zoeken juist vanwege de handvatten om structuur aan te brengen, maar op de een of andere manier loop ik dan toch vast.”
Figuur 1. NORA: kennismodel
Expertise ontbreekt
Een rondje langs diverse gemeenten levert eigenlijk hetzelfde beeld op. Veel antwoorden met de strekking van: “We zijn ons ervan bewust dat informatiearchitectuur belangrijk is en toegevoegde waarde kan leveren, maar eigenlijk doen we er niks mee en zijn er we er niet bij betrokken.” Marko Klerks herkent sinds hij zijn nieuwe functie bekleedt deze situatie, maar hij heeft ook duidelijk oog voor de samenhang: “Ik merk daarbij wel op dat ik mij steeds minder bezighoud met veel ‘traditionele’ onderwerpen rondom archiefbeheer. Collega’s praten over vervanging, bewaartermijnen, het DSP, vernietiging, netwerkschijven et cetera, terwijl ik bezig ben met webservices, STUF, user cases, informatiemodellen, business rules, Archimate, TOGAF et cetera. Desalniettemin voelt het niet alsof onze functies ver van elkaar afliggen. Uiteindelijk gaat het er toch om dat de informatie betrouwbaar, toegankelijk en bruikbaar is om zo het proces zo optimaal mogelijk te kunnen ondersteunen, te zorgen voor voldoende bewijs wanneer nodig en het borgen van het cultuurhistorisch belang.”
Tom Hillegers (THIM) deelt zijn ervaringen die hij de afgelopen jaren op dit gebied bij diverse gemeenten heeft opgedaan. Deze sluiten aan bij de ‘geluiden’ uit het veld: “Het ontbreekt een organisatie zelf vaak aan de expertise om na het lezen van deze richtlijn(en) er zelf mee aan de slag te gaan en tot een goede inrichting te komen. Voor de eerste opzet van het zaaksysteem en de eerste uitrol wordt veelal expertise ingehuurd en gaat men lekker aan de slag. De richtlijnen en white papers van KING/GEMMA zijn te technisch om wensen, wijzigingen aan te brengen en zelfstandig door te pakken. Wat ik wel gebruik van GEMMA zijn de e-formulieren, en ik volg de discussieonderwerpen. Maar dat doe ik, omdat ik als adviseur werkzaam ben en ik betwijfel ten zeerste of er vanuit de standaardexpertise bij een doorsnee organisatie/gemeente (DIV-afdeling) deze documentatie/ website bijgehouden/bekeken wordt. Het wordt gauw gezien als ‘overkill’. Als adviseur is de informatiearchitectuur heel handig als naslagwerk en om bij klanten de uitgangspunten helder te krijgen, maar de toepasbaarheid (haalbaarheid) na/tijdens de implementatie is nihil.”
Bij de gemeente Weesp is architectuur een zaak van meerdere afdelingen. Pieter de Jong: “De GEMMA-informatiestructuur is op zich een belangrijke ontwikkeling. Wat de toepassing van deze structuur betreft, zit er altijd enige tijd tussen de totstandkoming van het theoretische kader en het daadwerkelijk gebruik. Uit eigen ervaring weet ik dat het in onze organisatie enige tijd heeft geduurd, voordat alle betrokkenen (informatiemanager, ICT en DIV) deze structuur omarmden en opnamen in programma’s van eisen voor nieuwe software. In de contacten met onze leveranciers bleek vervolgens, dat men ook (te) lang doorging met eigen visies en GEMMA niet direct als referentiekader werd gebruikt. Inmiddels is de GEMMA-structuur een vanzelfsprekend iets, wat ook nodig zal zijn als wij alle ontwikkelingen die op de gemeenten afkomen in ogenschouw nemen. In Weesp staat het onderwerp op dit moment dan ook in de volle belangstelling.”
Figuur 2. GEMMA: frontoffice, midoffice, backoffice
Praktische vertaling
Concluderend kunnen we zeggen dat het werkveld DIV het belang van de informatiearchitectuur wel op de juiste waarde inschat, maar in de praktijk hier niet zo heel actief mee omgaat. De bewuste vertaling naar de dagelijkse praktijk van de DIV-afdeling blijft eigenlijk achterwege. Mede omdat architectuur bij ‘anderen’ is belegd. De oplossing van de gemeente Den Bosch om vanuit DIV met een informatiearchitect te werken, zorgt in ieder geval tot bewustzijn en goede afstemming. Waar dit niet het geval is, lijkt de afstand tussen architectuur en de DIV vrij groot. En dan gaat het vooral over de ‘hoe-vraag’. Op de verschillende NORA-websites staat zeer veel informatie over ‘wat’ en ‘waarom’, maar het vakgebied geeft aan dat ze problemen hebben met de praktische vertaling en goede praktijkvoorbeelden. Op noraonline.nl staat: “NORA is geen blauwdruk die een-opeen kan worden overgenomen. Eerder is zij een checklist met kwaliteitskenmerken.” Maar de checklist is niet te vinden en de (goed verborgen) praktijkcases te summier om goed bruikbaar te zijn. Daar is nog wel winst te behalen voor de stakeholders.
Inspiratie kunnen organisaties misschien beter opdoen bij de gemeente Den Haag, die hun eigen Hadora (Haags documentaire referentiearchitectuur) 2 ontwikkelde om juist wel de praktische vertaling naar de dagelijkse werkzaamheden te kunnen maken.
Eric.kokke@goopleidingen.nl, Eric Kokke is redactielid Od.
1 Od (2014) 4: ‘De wereld van Nora’, door Adrie Spruijt.
2 Meer informatie: http://ibestuur.nl/podium/hadora-een-haagse-documentaire-referentie-architectuur.
