Seth Godin, de marketing goeroe met de karakteristieke kop, zei al dat het de menselijke natuur is om zich de toekomst voor te stellen “just like the present, but with cooler uniforms and flying cars.” Zo werd de snelle opkomst van mobiele telefonie niet echt voorzien. Hoe benen we de informatierevolutie bij?
Seth Godin, de marketing goeroe met de karakteristieke kop, zei al dat het de menselijke natuur is om zich de toekomst voor te stellen “just like the present, but with cooler uniforms and flying cars.” Zo werd de snelle opkomst van mobiele telefonie niet echt voorzien. Hoe benen we de informatierevolutie bij?
De informatieconsument dicteert
Het is niet zo dat we alleen maar lijdzaam kunnen toezien hoe we sneller overspoeld worden met gadgets en tools dan dat we de voorzieningen kunnen creëren om er nuttig gebruik van te maken. Het is wel iets van de laatste jaren dat we in de werkomgeving worden geconfronteerd met informatietechnologie uit de consumentenwereld. De tijd dat je als werknemer genoegen nam met het door het secretariaat verstrekte potlood en BIC-pen is wel voorbij. Kan ik mobiel werken met mijn iPad, dan doe ik dat. Kan ik daar geen bedrijfsdocumenten opslaan, dan gebruik ik toch mijn persoonlijke dropbox in de cloud?
De informatieconsument dicteert steeds meer het vakgebied van informatievoorziening. Als we vast blijven houden aan oplossingen van gisteren, walsen de ontwikkelingen, gedreven door het nieuwste aanbod, over ons heen. Flexibiliteit is in een vakgebied als recordsmanagement, dat altijd vroeg om regel- en structuurgerichte vakbroeders, niet sterk vertegenwoordigd. Maar vasthouden aan wat was, is nu de dood in de pot.
Dus als we medewerkers in organisaties benaderen met recordsmanagementapplicaties die in gebruikersvriendelijkheid achterblijven bij wat we thuis vanaf de bank allemaal kunnen, is vastleggen en behoud van waardevolle informatie gedoemd. Terwijl een we-quit-mail-beweging al sociale media promoot in overheid en bedrijf, zijn we nog steeds niet in staat om records van een meer dan vijftien jaar oud communicatiemiddel zorgvuldig te archiveren.
In de huid kruipen
De mobiele revolutie is jong, dus tien jaar vooruit kijken moeten we wellicht niet willen. Wel kunnen we ons voorbereiden op de taak om de informatierevolutie een beetje bij te benen. Als het onze taak is om ondersteuning te bieden bij het terugvinden van informatie en het behoud daarvan voor kortere of langere tijd, dan zullen we ons moeten aanpassen. In de huid kruipen van de veeleisende informatieconsument. En tegelijk hard werken aan een passend en eigentijds aanbod van systemen die ondersteunen bij het vastleggen en behouden van die informatie.
De kennis van al die ondersteuners in de informatievoorziening – of het nu bijvoorbeeld DIV’ers, secretaresses of officemanagers zijn – is belangrijk om die voorzieningen op orde te krijgen. De focus van handmatige handelingen verschuift daarbij naar automatisering. Ja, de DIV-as-we-know-it zal straks niet meer bestaan. De ondersteuning zal vooral bestaan uit het regisseren van documentstromen en archivering. Nu weet ik dat we al jaren zeggen dat het papier zal verdwijnen, maar de ontwikkelingen naar geautomatiseerde classificatie, geautomatiseerde documentroutering en geautomatiseerde archiveringsprocessen zijn onmiskenbaar.
Technische mogelijkheden
De recordsmanager van straks, die regelt in, die monitort, die stuurt bij. De recordsmanager is de compliancespecialist in de organisatie: wat moet en mag er met records, hoe blijven records compleet en beschikbaar voor de duur dat ze nodig zijn, hoe wordt tijdig vernietigd wat weg moet of weg kan, welke systemen zijn geschikt om records te bevatten. Die vragen kan de recordsmanager helpen te beantwoorden. Waar – nog – ondersteunende werkzaamheden moeten worden verricht om te archiveren, zal een voortdurende centraliserende tendens deze werkzaamheden steeds verder samenbrengen, terugbrengen tot gestandaardiseerde en veelal geautomatiseerde handelingen.
De weg daarnaartoe zal vooral worden bepaald door de technische mogelijkheden. Mits organisaties in staat zijn daar goed naar te luisteren. Want hoewel bijvoorbeeld oplossingen voor e-mailarchivering ruim voorhanden zijn, lijken organisaties nog steeds af te wachten tot de businesscase zich vanzelf aandient in de vorm van potentieel buitengewoon kostbare zaken rond verloren mailtjes. In de jaarlijkse AIIM Industry Watch naar de stand van zaken in recordsmanagement, meldden de respondenten eind 2011 dat e-mailmanagement de grootste issue was en dat 31% volstaat met ‘archive our file shares and back up our e-mails’. Vandaag zien we in veel organisaties echter nog hoe recordsmanagement zich beperkt tot documenten die we ook gemakkelijk als documenten konden herkennen: documenten van papier, tekstdocumenten uit Office-applicaties.
Onafhankelijke discipline
De recordsmanager zal er nog hard aan moeten werken de komende tien jaar: om het werkterrein zich te laten uitstrekken van die laatste papieren documenten tot records in andere content: op intranet, in databases, sociale media… zodat de vorm van het record pas echt irrelevant is geworden. En om zich als onafhankelijke discipline een plek te verwerven in organisaties, zoals riskmanagement, kwaliteitsmanagement, informatiebeveiliging en audit dat ook zijn. Een regiefunctie waarbij uitvoerende werkzaamheden voor classificatie, schoning en selectie goeddeels tot het verleden zullen behoren. Geen vliegende auto’s dan misschien, maar toch een significante verschuiving, gedicteerd door het tempo van de techniek.
eric@ericburger.nl, Eric Burger is documentmanagement specialist bij ‘ericburgerdocumentmanagement’. (Portretfoto: A. Joost)
